Gestión de proyectos: Mejores metodologías y estilos

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¡Organizar a tu equipo alrededor de un proyecto es a menudo más fácil decirlo que hacerlo! La gestión de proyectos desempeña un papel crucial en el logro de los objetivos y el seguimiento de los planes y expectativas.

Para tratar este artículo sobre los métodos de gestión de proyectos y estilos de project management,  cuento con la participación de mi amigo Abraham Zavala-Quinones un gran profesional multicultural con más de 20 años de experiencia en consultoría en B2B, B2C, H2H, marketing digital y proyectos de redes sociales en una gran variedad de industrias. Sin más, te dejo con su post :)

Muchas veces, las empresas tienen grandes esperanzas para los proyectos y para que los miembros del equipo colaboren en sus ideas, pero las cosas no se llevan a cabo según lo planeado. Afortunadamente, seguir una metodología de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar tu proyecto, o proyectos, en un proceso estructurado y optimizado. Hace que la colaboración en equipo sea más eficiente y organizada.

Pero como no existe una metodología de gestión de proyectos única para todos, cada gerente de proyecto sabe que seleccionar la metodología correcta es crucial para entregar su proyecto o proyectos, de manera oportuna, dentro del presupuesto y según los requisitos de calidad adecuados.

¡Nunca olvides que en el control de calidad, la investigación más importante proviene del cliente! Nuestros clientes deciden si el producto / servicio final que se le ha proporcionado satisface sus necesidades.

Las metodologías de gestión de proyectos ayudan a los gerentes en cada etapa de un proyecto o proyectos. Son modelos que los gerentes de proyecto pueden usar para planificar y lograr objetivos de tareas.

Diferentes proyectos se benefician de diferentes metodologías. No todos los estilos de Project Management funcionarán para cada tarea.

En este caso, para reconocer qué método de gestión funcionará mejor para tu proyecto, tienes que estar familiarizado y tener experiencia con los diferentes tipos de metodologías de proyectos y sus híbridos.

Si bien hay un montón de metodologías de Gestión de Proyectos,  yo te quiero mostrar las más efectivas, explicando para qué son más adecuadas.

Gestión tradicional

La gestión tradicional de proyectos es, en muchos casos, un enfoque clásico.  Este método simplemente evalúa las diversas tareas requeridas para un proyecto y proporciona un proceso para supervisar y monitorizar la finalización de esas tareas. Por este motivo, la gestión de proyectos tradicional funciona bien.

Mientras el Proyecto se encuentra en desarrollo, el rol del Administrador de Proyecto es proporcionar entrenamiento y retroalimentación a los miembros del equipo que llevan a cabo sus tareas. Si bien puede parecer un enfoque simple y directo, el estilo de project management tradicional funciona bien con muchas empresas que utilizan configuraciones de grupos pequeños, y los miembros del equipo no dependen de las tareas de otros para avanzar con el proyecto.

Cascada

El método Cascada se basa en el marco del método tradicional. Con el enfoque de cascada, se supone que los miembros del equipo dependen de la realización de otras tareas antes de que puedan completar sus propias tareas. Por lo tanto, las tareas deben realizarse en secuencia y es vital que los miembros del equipo se correspondan entre sí. ¡Los cronogramas y dependencias de los proyectos deben seguirse de manera exhaustiva con esta metodología!

Agile (Ágil)

Los proyectos ágiles que requieren una flexibilidad y velocidad extremas se adaptan mejor al método de gestión de proyectos ágil. A través de este método, los gerentes de proyecto dividen los hitos en “sprints”, o ciclos cortos de entrega. Esta metodología se usa comúnmente para los equipos internos. Agile Project Management se creó para proyectos en los que se necesita “velocidad” y “flexibilidad” al ejecutar un proyecto. Este tipo de metodología funciona bien porque los miembros del equipo pueden ajustar las cosas rápidamente según sea necesario, a lo largo de cada tarea, carrera o fase del proyecto. Las siguientes son las metodologías ágiles más comunes:

  • Extreme Programming-Development / Programación extrema – Desarrollo
  • SCRUM / MELÉ
  • DSDM (Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos)
  • Adaptive Software Development / Desarrollo de software adaptativo
  • Crystal / Cristal
  • Feature-Driven Development / Desarrollo basado en características
  • Pragmatic Programming / Programación pragmática
  • Lean Development / Desarrollo Lean

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Critical Path (Ruta Crítica)

La metodología de la ruta crítica es un estilo que describe las actividades críticas y no críticas necesarias para el proyecto al calcular cuáles tienen el tiempo más largo y más corto para realizar varias tareas. Este estilo de Project Management es comúnmente usado por científicos y fabricantes porque hay un gran énfasis en la duración de la tarea.

El objetivo es medir y priorizar las tareas en función de los resultados para hacerlo en el menor tiempo posible.

Los gerentes de proyecto tendrán una descripción bien definida de la duración del proyecto. Esto les da a los gerentes la capacidad de completar la tarea en el tiempo más rápido al terminar primero las tareas “críticas”, permitiendo que se inicien tareas interdependientes.

PERT

PERT significa Técnicas de Revisión y Evaluación de Programas, y se usa a menudo en combinación con el método de la Ruta Crítica. Este estilo de Gestión de Proyectos se usa comúnmente en los proyectos de las Fuerzas Armadas. Fue creado en 1957 por la Marina de los Estados Unidos para su programa de misiles submarinos Polaris. Su enfoque en plazos exigentes proporcionó una eficiencia muy necesaria para el proceso de producción. PERT se centra en fechas importantes, conocidas como hitos. Un gráfico PERT es una herramienta de administración de proyectos que se utiliza para programar, organizar y coordinar tareas dentro de la metodología PERT.

Rational Unified Process

Rational Unified Process (RUP) es una metodología comúnmente utilizada en proyectos de desarrollo de software. Su estilo iterativo permite proyectos cíclicos que requieren pruebas beta o comentarios de los usuarios del proyecto, lo que puede afectar el producto y cambiar la producción. Es similar al método de cascada, excepto que hay un gran énfasis en la transición del Proyecto al final de cada ciclo, donde los usuarios probarán y evaluarán su desempeño.

Cadena crítica

La cadena crítica se basa en el PERT y la Ruta Crítica. Con esta metodología, los gerentes de proyecto pueden crear metas y reunir equipos según su presupuesto u otras restricciones del proyecto.

En lugar de determinar la duración más corta posible del proyecto, como es el caso de los proyectos de ruta crítica, los gerentes de proyecto utilizan sus datos para encontrar áreas donde se pueden obtener ahorros y beneficios.

La metodología de la cadena crítica es muy popular en industrias altamente competitivas. Muchas compañías de electrónica de consumo utilizan esta metodología para reducir los costos y competir dentro del mundo de la tecnología agresiva.

Six Sigma

Motorola fue el desarrollador original de la metodología Six Sigma. Su principal objetivo,  era reducir el desperdicio, mejorar los procesos de sus proyectos y aumentar las ganancias.

Six Sigma es un método de gestión de proyectos basado en datos con tres componentes esenciales:

  • El primer componente es DMAIC: definir, medir, analizar, mejorar, controlar
  • El segundo es DMADV: definir, medir, analizar, diseñar y verificar
  • El tercero es DFSS (diseño para six sigma), que puede incluir los otros procesos mencionados.

Este método de administración de proyectos de tres pasos está diseñado para llevar un proyecto desde la etapa de planificación hasta su finalización.

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Desarrollo de aplicaciones conjuntas

Este método permite que el Proyecto tenga un proceso de desarrollo conjunto al involucrar al cliente desde las etapas iniciales. El equipo y el cliente deben tener reuniones o sesiones donde ambos puedan colaborar libremente. Esto le permite al cliente aportar ideas al proyecto y también dar retroalimentación sobre cómo están progresando las cosas.

El desarrollo conjunto de aplicaciones se basa en que el cliente contribuya y celebre sesiones con miembros del equipo durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Determinar qué metodología de gestión de proyectos es la mejor para cada proyecto requiere la experiencia de un administrador de proyectos experimentado. Los requisitos comerciales cambian de un proyecto a otro, y pueden variar según el tipo de industria, el tamaño y muchos otros factores.

Solo un administrador de proyectos experimentado y con experiencia sabrá qué metodología es la mejor para el proyecto y cuándo usar un híbrido de ellos. Esto tendrá lugar después de que él / ella tenga en cuenta los siguientes factores:

  • Metas organizacionales
  • Valores fundamentales
  • Restricciones del proyecto (tiempo, presupuesto, ubicación de los interesados, calidad, etc.)
  • Agendas e intereses de los actores del proyecto.
  • Tamaño del proyecto
  • Alcance del proyecto
  • Coste del proyecto
  • Habilidad para asumir riesgos
  • Necesidad de flexibilidad
  • Estilo de comunicación organizacional
  • Equipos implicados trabajando y gestionando la cultura
  • Equipos implicados en base a la geolocalización
  • Equipos implicados teniendo en cuenta los festivos nacionales

Por tanto, si estás utilizando de forma consciente una de las metodologías de gestión que acabamos de tratar, o un híbrido, o simplemente estás abordando proyectos a tu manera, tener un conocimiento profundo de ellos aumentará la productividad y la eficiencia de tu equipo, además de entregar tu proyecto de manera exitosa.

¿Qué otros métodos de gestión utilizas?

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