Cómo gestionar con éxito equipos de trabajo en remoto

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Con la actual situación, muchas empresas se han visto obligadas a implantar el teletrabajo entre sus empleados para poder seguir con su actividad diaria.

Para seguir funcionando correctamente y al 100%, es imprescindible trabajar con una serie de herramientas online que permiten hacer del teletrabajo una actividad más que positiva y productiva.

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5 herramientas para que gestiones en remoto a tu equipo

Zoom

Zoom es una plataforma online de video conferencia, chat y pantalla compartida, que en su versión gratuita permite tener videollamadas ilimitadas 1 a 1, y reuniones grupales de hasta 40 minutos de duración, con un límite de 100 participantes por videollamada.

La posibilidad de estar conectados hasta 100 miembros del equipo en su versión gratuita, siendo más que suficiente en la gran mayoría de pymes, y poder compartir la pantalla del ordenador de uno de los miembros del equipo con el resto de participantes, hacen de Zoom una herramienta muy potente y necesaria en el trabajo remoto, ideal para realizar las reuniones telemáticas de equipo.

Slack

Slack es una herramienta de mensajería instantánea muy práctica y sencilla de utilizar.

Permite enviar mensajes privados a un único miembro del equipo, o enviar mensajes compartidos en grupos (denominados Canales), que pueden estar todos o una parte del equipo.

En Slack se pueden enviar mensajes de texto, así como compartir archivos, imágenes, documentos, etc. tanto desde tu ordenador, como desde Google Drive.

Slack también permite realizar llamadas y videollamadas entre los diferentes miembros del equipo.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que permite organizar los diferentes proyectos y tareas de trabajo que estés ejecutando o que tengas que poner en marcha.

Trello tiene dos bloques diferenciados que son los boards y las cards.

Un board de Trello es un tablero que contiene diferentes listas ordenadas de manera horizontal, que te permite de un modo muy visual y práctico, ver los diferentes proyectos que tienes.

Por ejemplo, puedes crear tableros por clientes o por servicios.

Si por ejemplo creas un tablero por servicios, dentro del tablero Servicio A, puedes crear cards para cada una de las fases o partes que componen el Servicio A.

Las cards o tarjetas pueden contener listas de tareas, imágenes, archivos adjuntos, comentarios del equipo, así como asignarles fechas de entrega y etiquetas de colores para por ejemplo, establecer prioridades.

Tanto a nivel de tablero como de tarjeta, se pueden asignar miembros del equipo, pudiendo estar todos revisando el contenido del tablero en cuestión, junto con las tarjetas de tareas asignadas, o solamente aquellas en las que el trabajador va a participar.

Telegram

Telegram es una aplicación de mensajería instantánea que tiene unas características más potentes que WhatsApp, siendo la más importante, la posibilidad de acceder a todo el contenido subido al chat desde el principio.

Telegram permite, a diferencia de Slack, enviar mensajes de voz, algo útil y práctico cuando no es posible realizar una llamada o videollamada en ese momento con algún miembro del equipo.

RescueTime

RescueTime es una aplicación multiplataforma orientada a la productividad y al control del tiempo que invertimos en cada tarea.

Esta aplicación permite registrar qué páginas web, aplicaciones y programas utilizas cada día en tus diferentes dispositivos, y medir el tiempo que pasas en cada uno de ellos.

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Claves para liderar tu equipo de trabajo a distancia


Además de las diferentes aplicaciones y herramientas tecnológicas que existen y que te he mostrado, el éxito de la gestión de los equipos de trabajo en remoto reside en tener claro algunos factores y claves relacionadas con el liderazgo y el trabajo en equipo, aunque este no se encuentre en el mismo espacio físico.

Establecer reglas

Es fundamental establecer una serie de reglas y pasos a seguir que todos los miembros del equipo en remoto tienen que saber, tienen que entender y tienen que cumplir.

De esta forma, todos los miembros del equipo actúan en función de dichas reglas o parámetros, dentro del marco regulado por la empresa.

Cumplimiento de objetivos

Otro punto clave es el establecimiento de objetivos. Cada empleado tiene que tener claro cuáles son sus funciones y cuáles son los objetivos que tiene que cumplir.

Al establecerse con claridad cada uno de los objetivos, es más sencillo, tanto por parte de los trabajadores, el realizar las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos, como por parte de la empresa, en analizar y medir si el trabajador ha alcanzado con éxito los objetivos marcados.

Constante y clara comunicación

Por último, es super importante que exista en todo momento una clara y continua comunicación por parte de todo el equipo.

Todos los miembros tienen que estar conectados y disponibles en el horario laboral fijado, pudiéndose dar soporte entre ellos fácil y rápidamente.

Así, si surge cualquier duda o necesidad, esta se podrá resolver por la vía que mejor convenga: email, chat instantáneo, llamada telefónica o videoconferencia.