Los continuos avances tecnológicos que estamos experimentando a lo largo de los últimos años han permitido el desarrollo de todo tipo de herramientas tecnológicas que las empresas pueden utilizar a su favor para agilizar sus diferentes procesos y conseguir, así, mayores ingresos. Sin embargo, no todas las empresas cuentan con recursos suficientes o con el tiempo necesario para asimilar estos nuevos sistemas tecnológicos, quedándose éstas sin herramientas que las ayuden a mantener el ritmo de su competencia.
Con el objetivo de facilitar poco a poco la introducción de los diferentes sistemas tecnológicos que pueden emplear las empresas, vamos a hablarte a continuación acerca de una de las más básicas de todas: el correo electrónico.
¿Qué es el correo electrónico?
El correo electrónico se trata de un servicio de red que permite a sus usuarios enviar y recibir mensajes a través de un sistema de comunicación basado en protocolos estándares. El nombre «correo electrónico» hace referencia al conjunto de servicios capaces de ofrecernos estas posibilidades, los cuales suelen emplear protocolos SMTP, POP3 o IMAP para su funcionamiento. Así, a través de estos mensajes de correo electrónico pueden enviarse todo tipo de documentos, así como texto, fotos, archivos, música… entre otros.
Este sistema de comunicación electrónica destaca por su facilidad de uso y reducido coste de implementación en las empresas, dejando prácticamente obsoleto al correo tradicional, al ser capaz de asumir la práctica mayoría de usos para los que se frecuentaba este último servicio.
Para que una empresa pueda hacer uso de un servicio de correo electrónico, deberá recurrir a alguno de los numerosos proveedores de Internet o, en su defecto, contratar su propio servicio basado en infraestructuras de la empresa o, si se prefiere, en infraestructuras subcontratadas en un tercero.
Beneficios que aporta el correo electrónico a las empresas
Entender por qué contar con correo electrónico en la empresa permitirá hacer un mejor uso de esta tecnología, permitiendo así a estas entidades sacar el máximo provecho de los beneficios que puede aportarles.
Crea buena impresión y afianza la imagen de la empresa
El correo electrónico es fundamental a la hora de causar una buena impresión sobre los demás, al ser uno de los primeros elementos que los demás conocerán sobre la empresa. Si una empresa no dispone de correo electrónico corporativo, la imagen empresarial se verá negativamente afectada, generando así una impresión de falta de profesionalidad que se debería evitar a toda costa. Además, esta situación obliga a cualquiera que desee ponerse en contacto con el negocio a enviar mensajes a un correo personal, algo que da muy mala impresión.
Carecer de correo electrónico corporativo hará, además, que la empresa y su marca sean mucho menos reconocibles al no estar presente durante las comunicaciones. Por estas razones, consideramos que el correo electrónico resulta un elemento fundamental a la hora de mantener una buena imagen corporativa.
Agiliza la administración de contactos
Contar con un correo electrónico corporativo facilita una administración mucho más eficiente de los contactos que permitirá a la empresa ahorrar muchísimo trabajo a la hora de gestionar sus comunicaciones. Además, se pueden crear redirecciones para que los mensajes de una cuenta se re-envíen a otras, dar acceso a un grupo de empleados a los mismos correos para que estos puedan contestar mensajes, hacer que los mensajes de clientes, proveedores y otras personas externas relevantes para la empresa lleguen directamente a los responsables de los diferentes departamentos… entre otros.
Cabe tener en cuenta también el importante papel que desempeña el correo electrónico a la hora de preparar campañas de email marketing, estrategia de marketing digital que ha demostrado su eficiencia y que logra visibilizar los productos y servicios ofertados, así como fidelizar a los clientes manteniendo una comunicación personalizada con cada cliente.
¿Por qué es importante saber redactar correos formales?
Si estás interesado/a en hacer uso de los correos electrónicos para modernizar tu empresa y ampliar, de esta manera, la red de contactos de la misma, deberás tener claro cómo redactar un correo formal que sea legible y permita que otras personas puedan tomarse en serio a la compañía. Así, existen numerosos aspectos a cuidar para poder garantizar el aspecto formal de los correos: el uso de negritas y cursivas, escribir asuntos claros, plantear una introducción agradable que facilite la lectura del grueso del mensaje… entre otros. Una vez domines el arte de la redacción de correos formales, todo cliente, proveedor o cualquier otra persona que decida establecer contacto con el negocio notará el cuidado que la empresa dedica a la calidad de sus comunicaciones, generando así una imagen muy positiva y respetada que hará que la empresa goce de mejor reputación. Además, gracias a las prácticas funciones implementadas en los software dedicados al envío de correos electrónicos, podrás diseñar plantillas que te permitirán enviar mensajes elaborados y profesionales sin apenas esfuerzo.