Cómo implementar benchmarking en una empresa

benchmarking

Una empresa que pretende ser competitiva debe afanarse en la mejora continua. Eso implica diferentes acciones, desde la implementación de procesos y parámetros al descubrimiento de nuevas oportunidades, pasando por el control, la mejora de la motivación del personal o la innovación.

¿Cómo se puede conseguir todo eso? Una respuesta la encontramos en el benchmarkig, un método comparativo que ayuda a medir los procesos, servicios y productos de una empresa para mejorar.

Es conveniente entender bien el término, pues las confusiones pueden llevar a un enfoque erróneo para su puesta en marcha. A continuación descubriremos qué significa benchamarking, qué tipos existen, qué objetivos persigue y cómo se puede implementar.

1. Qué es benchmarking

El benchmarking es un proceso de comparación que sirve a la empresa para medir y mejorar el rendimiento de sus procesos, así como la calidad de sus productos y servicios.

Consiste en identificar otras prácticas e incorporarlas adaptándolas debidamente a la actividad y los objetivos. Eso no implica copiar, espiar o plagiar, lo que resultaría una interpretación negativa. Es una manera de aprender de aciertos y errores siendo honestos y utilizando el sentido común.

Hay varios tipos de benchmarking:

Benchmarking interno

Es utilizado generalmente por compañías grandes, ya que se suelen tomar como referencia otros procesos que se dan dentro de la misma empresa. Por ejemplo, la comparación puede ser con un departamento distinto que ha logrado sobresalir por la mejora de la productividad.

Benchmarking competitivo

En este caso, la comparación de referencia sí es externa, es decir, se toman como modelo otras empresas del mismo sector o de un sector diferente.

Benchmarking funcional

Compara productos o servicios relacionados para la adaptación a la realidad del mercado, por lo que se pueden tomar como modelo indicadores y empresas del sector o de otros. Lo vemos con frecuencia en el sector turístico, donde aerolíneas, hoteles y otras empresas hacen benchmarking para homogeneizar, adaptar sus servicios y atraer más clientes.

Benchmarking genérico

Identifica las prácticas no relacionadas con un único tipo de negocio, sino que se pueden implementar de forma igual o similar para la mejora. Por ejemplo, incorporar un certificado de seguridad SSL para una TPV virtual o pasarela de pago.

Para tener claro qué es el benchmarking, conviene también saber qué no es. Repetimos que no se trata de espiar a la competencia, ni de mirar con lupa todo lo que hacen los competidores del sector.

Tampoco es hacer propio el objetivo de otra empresa ni de tomarlo como indicador clave de rendimiento. Ni hay necesidad de implementar la técnica a cada área de un mismo negocio.

Y, por supuesto, no consiste en copiar sin un mínimo de crítica o filtros, sin considerar siquiera la identidad, valores o filosofía de la empresa.

2. Los objetivos del benchmarking

El benchmarking debe articularse en torno a objetivos encaminados a la consecución de uno general: el de mejorar.

Lo primero, por lo tanto, será descubrir y analizar estrategias de éxito que hayan sido implementadas por otros, sea dentro de la misma empresa o el mismo sector o no.

Identificados esos procedimientos exitosos, habrá que realizar una comparación referencial que los adapte a la realidad de la empresa. Hay que hacer todo un ejercicio de realismo y de honestidad para saber cómo ajustar esos procesos.

Una vez se diseñe ese proceso de mejora propio, configurado a partir de la observación a otros, habrá que implementar tales estrategias. Es necesario adecuarse a un plan específico previamente pautado y asociado a unos plazos.

Por lo tanto, el esquema de objetivos quedaría así: identificación de procesos, comparación, implementación y mejora.

3. Claves para implementar el benchmarking

En vista de lo anterior, el benchmarking puede ayudar a identificar áreas a mejorar, homogeneizar y mejorar los estándares según las prácticas del mercado, definir objetivos realistas, aumentar la calidad de productos y servicios y optimizar procesos. Pero claro, es necesario hacerlo bien.

¿Cómo? Lo primero que debe hacer la empresa es tener claros cuáles son sus ejes. Conviene hacer un análisis DAFO que pueda identificar debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, de lo contrario sí que hay riesgo de copiar sin filtro ni perspectiva.

Lo siguiente será analizar qué procesos usan los competidores, pero hay que elegirlos con criterio. Lo habitual es escoger a los líderes del sector, pero dependiendo de la trayectoria de la empresa que hace benchmarking esto podría resultar poco realista.

El plan de acción también constituye una clave en sí mismo, pues al elaborarlo se pueden visualizar mejor las estrategias y objetivos a conseguir.

Aunque sin duda el quid de la cuestión es la adaptación, es decir, saber ver de qué manera podemos utilizar ese procedimiento en nuestra propia estrategia para sacarle partido.

El benchmarking también se aplica en marketing digital, pero hay que tener cuidado con copiar iniciativas y actividades en las redes. Los usuarios se darán cuenta y la creatividad y capacidad de innovar, siempre apreciadas, quedarán en entredicho. Inspiración, no copia.