Productividad: cómo gestionar el tiempo disponible

Muchas personas estarán de acuerdo conmigo en que el tiempo es uno de los mayores activos de los que disponemos. Sin embargo, yo no te voy a decir que sea el que más, porque es cierto que muchas personas disponen de mucho tiempo y no hacen nada para cubrirlo o aportar valor. Lo dejan pasar, porque dejan pasar las cosas, dejan de lado lo importante y esperan que las cosas vengan solas cuando somos nosotros los que tenemos que hacerlas funcionar.

Pero hoy me quiero centrar en cómo gestionar el tiempo para conseguir ser lo más productivos posibles.

Es muy importante planificar nuestra responsabilidad estableciendo un horario detallado en el que se refleje qué vamos a hacer en todo momento y conseguir así incrementar nuestra productividad.

Si hiciéramos todos esto, veríamos como tenemos tiempo suficiente para la realización de una gran cantidad de tareas y además con un alto grado de satisfacción pero ¿realmente lo hacemos?

Pues resulta que la mayoría de veces no lo hacemos porque, o bien estamos intentando llevar varias tareas a la vez y aquí puede ser estar escribiendo un post o completando un informe  y estar leyendo las notificaciones de WhatsApp que nos entran o el correo electrónico que no para de llegar a la bandeja de entrada.

Este tipo de acciones, en las que se produce una distracción de la tarea principal que estábamos realizando implica una desconexión en la concentración y un parón que a su vez suele implicar nuevos parones y hace que se retrase la hora de finalización de la tarea establecida, mermando así el resultado final y alargando los tiempos de trabajo.

Entonces, ¿cuál es la solución?

Pues no te puedo dar una respuesta absoluta porque no la hay, y es que a cada persona le funciona mejor una cosa. Es importante que sea tú el que analices qué te funciona y qué no y qué puedes hacer para mejorar tu productividad. Yo de momento te voy a dar unos consejos para que los pruebes y me digas si te funcionan.

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5 consejos para mejorar la gestión del tiempo

Hazte un horario

Empieza haciéndote un horario y apuntando todas las tareas que tienes que hacer en esa jornada, anotando en cada franja horaria la tarea a realizar. Establece una hora de comienzo y otra de finalización. De esta forma podrás medir también tu productividad. Por ponerte un ejemplo, si tenias previsto realizar una tarea concreta en 2 horas y resulta que la has finalizado en 1 hora y 40minutos, quiere decir que eres capaz de bajar aún más los tiempos y ajustarlos.

Céntrate en una sola tarea

Céntrate en una sola tarea y no piensen en ninguna más. Generalmente y más cuando tenemos muchas tareas que realizar en un solo día queremos hacerlas todas y además de golpe porque pensamos que así acabaremos antes. Esto es un gran error porque precisamente obtenemos el resultado contrario que es aumentar la ansiedad por todo lo que hay que hacer y encima bajamos la productividad porque no conseguimos completar correctamente y en tiempos lógicos las tareas. Por tanto, lo mejor es ir de una en una, concretando un tiempo estimado para ellas, para así poder ir tachando conforme las completamos.

Períodos cortos de duración

Eso sí, intenta que cada tarea no te ocupe mucho tiempo porque cuando se hacen muy largas nos acabamos cansando y baja nuestra productividad. Por tanto, lo mejor es establecer períodos cortos de ejecución acompañados de unas pequeñas pausas de descanso que nos sirvan para levantarnos de la silla (o sentarnos) para desconectar de la tarea recién realizado y poder proseguir con la nueva tarea con las mismas ganas y más concentrados.

Establece prioridades en cada tarea

Otra cosa muy importante es establecer una clasificación de todas las  tareas según  el nivel de urgencia e importancia.

Cuidado, porque hay tareas que son importantes pero no son urgentes y otras que son urgentes pero no tienen tanta importancia. Luego también están las tareas que son urgentes e importantes y son las que primero hay que resolver. Esta sería una clasificación de por qué tareas empezar a realizar en nuestra jornada. Para ello te voy a hablar de 2 métodos:

Matriz de Eisenhower

1) Tareas importantes y urgentes: son las que tienes que hacer sí o sí. Son tareas que contribuyen a tu crecimiento personal y profesional.

2) Tareas urgentes pero no importantes: son tareas que tienen que ser hechas en breve. Sin embargo, no van a contribuir a tu desarrollo personal o profesional, por lo que lo mejor es delegarlas en otras personas.

3) Tareas importantes pero no urgentes: aunque no tienen que ser hechas ya, pero sí van a contribuir con tu crecimiento, por lo que son tareas que tienes que ir haciendo poco a poco y no dejarlas de lado.

4) Tareas no importantes y no urgentes: directamente, no las hagas.

Matriz de Eisenhower

Tríada del tiempo de Christian Barbosa

Por su parte, este modelo de gestión del tiempo se basa en tres aspectos clasificados (y ordenados según relevancia) en:

  1. Actividades importantes: son las que contribuyen en tu crecimiento profesional y personal, independientemente de cuál sea el plazo.
  2. Actividades urgentes: son aquellas que tienen una fecha de finalización en breve pero no son importantes para nuestro crecimiento personal ni profesional.
  3. Actividades circunstanciales: son el resto de tareas que lo único que hacen es quitarnos tiempo.

Triada del tiempo

Técnica POMODORO

Los tiempos a dedicar para cada tarea son muy personales en el sentido que una persona puede ser capaz de trabajar 2 hora y media en una misma cosa sin que le sea pesado y otra puede acabar hasta el gorro y ver mermada así su productividad. Para ello puedes aplicar la técnica POMODORO que establece un tiempo de entre 25 minutos y 90 minutos para la realización de cada tarea.

Por tanto si llegas al límite de los 90 minutos, tómate un descanso breve y cambia de tarea.

Espero que con estos consejos puedas mejorar tu productividad laboral y mejorar el control de tu tiempo. Lo ideal sería aplicar la regla del 8, que son 8 horas trabajando, 8 horas de ocio y 8 horas de descanso, aunque a veces (y más cuando lanzas tus propios proyectos) esto se hace verdaderamente difícil de cumplir, por lo que la organización es fundamental.

PD:  Para algunos trabajos como aquellos que exigen una atención al público puede ser muy difícil de aplicar, pero para otros muchos sí y ya no sólo eso, sino que también los puedes aplicar para tu día a día, tanto trabajo como en casa y verás como mejora tu rendimiento.

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